Karen Verheyden  -  Kievitstraat 37 - Essen 2910 - 0674.492.270
www.verheydenkaren.be  -   infoverheydenkaren@gmail.com

Algemene voorwaarden

ARTIKEL 1. DEFINITIE

1.1    Karen Verheyden gevestigd te Essen,  met ondernemingsnummer 0674.492.270, wordt in deze algemene voorwaarden aangeduid als fotograaf.

1.2     De wederpartij wordt in deze algemene voorwaarden aangeduid als opdrachtgever.

1.3    Met de overeenkomst wordt bedoeld de overeenkomst van de opdracht op grond waarvan fotograaf tegen betaling van honorarium en kosten jegens opdrachtgever werkzaamheden voor opdrachtgever verricht en waarbij de algemene voorwaarden van toepassing zijn verklaard.

ARTIKEL 2. AKKOORD

2.1    Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsbetrekkingen tussen Karen Verheyden (fotograaf) en de opdrachtgever, inclusief offertes, opdrachtbevestigingen en mondelinge of schriftelijke overeenkomsten, ook na het beëindigen van een overeenkomst, tenzij partijen schriftelijk en uitdrukkelijk van deze voorwaarden zijn afgeweken.

2.2     Het geven van een opdracht en/of het plaatsen van bestelling impliceert dat de opdrachtgever volledig en zonder voorbehoud akkoord gaat met deze algemene voorwaarden, de privacy policy en eventuele veiligheidsvoorschriften betreffende Covid-19. Elke afwijking van deze algemene voorwaarden moet voorafgaandelijk schriftelijk worden goedgekeurd door de fotograaf. 

2.3  Wanneer u bezwaar heeft tegen deze voorwaarden, dient u dit schriftelijk kenbaar te maken aan Karen Verheyden, vóór het definitief bespreken van de betreffende opdracht, fotoreportage of nabestelling. Wanneer Karen Verheyden uw bezwaar gegrond acht, kan ervoor gekozen worden een aangepaste overeenkomst te sluiten.

2.4     Deze algemene voorwaarden hebben voorrang op de algemene voorwaarden van de opdrachtgever.

2.5     Bij het niet naleven van de veiligheids- en hygiëne maatregelen, is de fotograaf gerechtigd om de fotoshoot stil te leggen zonder teruggave van de prijs van de fotoshoot.

2.6     De fotograaf behoudt zich het recht voor de voorliggende overeenkomst met onmiddellijke ingang te verbreken in geval er sprake is van enige vorm van dierenmishandeling tijdens de fotoshoot, de situatie niet meer veilig of gezond is voor het dier en/of de fotograaf of in geval van overschrijdend en ongepast gedrag van o.m. de opdrachtgever. Dit zonder teruggave van het betaalde voorschot.

2.7    De algemene voorwaarden worden altijd beschikbaar gesteld op de website én doorgemaild naar de klant vooraf betaling. Bij akkoord, wordt er gevraagd om dit te bevestigen in het boekingsformulier.

2.8     Indien een bepaling van onderhavige algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig wordt verklaard, zal deze nietigheid de geldigheid van de overige bepalingen niet aantasten.

2.9  Om een dienst te kunnen boeken bij de fotograaf dient u minimaal 18 jaar of ouder te zijn. Bent u jonger dan 18 jaar, dan dient u toestemming van uw ouders te hebben. Bij het boeken van een dienst geeft u aan ouder te zijn dan 18 jaar of toestemming te hebben van uw ouders.

ARTIKEL 3. RESERVEREN

3.1     Op de website kan u de verschillende prijspakketten en mijn werkwijze als fotograaf bekijken. Er wordt niet gewerkt met een wachtlijst.

3.2    Een reservatie aanvraag dient u in via het contactformulier op de website onder de pagina ‘contact’. Telefonische of mondelinge afspraken moeten altijd schriftelijk worden bevestigd. 

3.3     Nadat ik uw aanmelding heb ontvangen, wordt er per email nadien onderling een geschikte datum, uur en locatie gekozen. 

3.4     Bij het reserveren krijgt u een boekingsformulier toegestuurd waarbij er achter persoonsgegevens gevraagd worden die strikt nodig zijn voor de boekhouding en voor contactopname en facturatie betreffende de fotoshoot en om mij in staat te stellen om de fotoshoot goed te laten verlopen (voor meer informatie bekijk onze privacy policy).

3.5     De overeenkomst tussen de fotograaf en de opdrachtgever met betrekking tot een fotoshoot of de levering van foto- en ander beeldmateriaal komt pas definitief tot stand na ontvangst van de storting van het voorschot en nadat u een officiële bevestiging hiervan ontvangt door de fotograaf ( zie artikel 4 ).

3.6 De opdrachtgever maakt specifieke wensen die van belang zijn voor de uitvoering van de opdracht schriftelijk kenbaar bij de fotograaf en wel tijdig voor aanvang van de opdracht. 

3.7 De Fotograaf voert de opdracht uit naar eigen technisch en creatief inzicht en spant zich daarbij in om tegemoet te komen aan specifieke wensen van de opdrachtgever als bedoeld in het vorige lid. 

3.8 De opdracht is te allen tijde aan te merken als een inspanningsverbintenis, niet zijnde een resultaatsverbintenis.

 

ARTIKEL 4. AANBETALING en OVEREENKOMST 

4.1    De prijzen die van toepassing zijn op de door de fotograaf geleverde diensten en bijbestellingen zijn deze die op de website (www.verheydenkaren.be ) en in een factuur worden bekendgemaakt. De prijzen zijn uitgedrukt in euro en vrijgesteld van BTW. Bij fotoshoots op locatie kan er nog een kilometervergoeding worden aangerekend. Dit bedrag is afhankelijk van uw locatie en zal steeds op voorhand gekend zijn. 

4.2     De prijzen kunnen op ieder ogenblik worden gewijzigd. De gewijzigde prijzen zijn enkel van toepassing op alle bestellingen/fotoshoots die worden geplaatst nadat de wijziging werd doorgevoerd. U krijgt steeds onze huidige algemene voorwaarden toegestuurd.

4.3     Prijsopgaven in aanbiedingen, prijslijsten en offertes kunnen wijzigingen ondergaan door (onvoorziene) verandering in de werkzaamheden of prijsstijging van de grondstoffen.

4.4    Een fotoshoot wordt betaald in twee delen. Bij boeking betaal je een niet te retourneren voorschot. De datum is pas gereserveerd na betaling van het voorschot.

4.5    De overeenkomst komt definitief tot stand na ontvangst van de storting van het voorschot. Dit voorschot bedraagt 50 euro voor particulieren. Voor een B2B fotoshoot bedraagt het voorschot 50% van de totale pakketprijs (excl. eventuele km-vergoeding en eventueel bijkomende kosten).

4.6    De factuur (voorschot) voor de fotoreportage wordt gestuurd via e-mail, de betaling hiervan gebeurt via overschrijving, ten laatste 7 dagen na facturatie datum en steeds vóór de fotoreportage plaatsvindt. De betalingstermijn kan afwijken indien de fotoshoot al binnen de 7 dagen zou plaatsvinden.

4.7     Indien het voorschot niet tijdig wordt voldaan, heeft de fotograaf het recht om de overeenkomst eenzijdig te beëindigen, zonder voorafgaande ingebrekestelling, zonder dat voorafgaande toestemming moet worden gevraagd aan de Rechtbank en zonder dat de fotograaf schadevergoeding verschuldigd is van welke aard ook. 

4.8     De fotograaf zal alsnog eerst eenmalig contact opnemen met de opdrachtgever na het verlopen van de voorschotfactuur.
Indien hier binnen de 48 uur geen reactie op komt dan vervalt de overeenkomst tussen de fotograaf en de opdrachtgever en komt de fotoshoot datum meteen terug vrij voor andere klanten.

4.9 Betaling van het resterende bedrag: 
14 dagen voor je fotoshoot ontvang je een 2e factuur met het overige nog te betalen bedrag (inclusief km-vergoeding), zodat u op de dag van je droomshoot niet meer aan het financiele gedeelte hoeft te denken. De betalingstermijn kan afwijken indien de fotoshoot al sneller zou plaatsvinden. Beide betalingen dienen altijd alsnog ontvangen te zijn 72 uur voor aanvang van de fotoshoot. Pas na officiële bevestig van de fotograaf zal deze starten aan de dienstverleningen. Is het bedrag bij deze optie niet tijdig voldaan dan is de fotograaf gerechtigd om de fotoshoot niet te laten doorgaan. 

4.10 De fotograaf heeft het recht om de fotoshoot te annuleren wanneer zij geen betaling heeft ontvangen vóór de aanvang van de fotoshoot (ten laatste binnen 72 uur voor aanvang). Eventueel door de fotograaf gemaakte kosten zullen alsnog verhaald worden op de klant.

4.11  Betaling voor de fotoshoot per bankoverschrijving/cash na afloop van de fotoshoot is niet mogelijk.

4.12    Indien en zolang de opdrachtgever in gebreke is met nakoming van zijn betalingsverplichtingen, is de fotograaf niet verplicht de opdrachten uit te voeren of (foto’s, producten,…) af te leveren en is de fotograaf gerechtigd haar verplichtingen op te schorten zonder teruggave van de aanbetaling. De gevolgen daarvan komen geheel voor rekening en risico van opdrachtgever.

4.13   De fotograaf houdt zich het recht voor een opdracht te weigeren indien na aanvaarding nieuwe informatie komt die uitvoering door de fotograaf onaanvaardbaar maken.

4.14   Fotograaf behoudt het recht om een fotoshoot stop te zetten in het geval van seksuele intimidatie, pesterijen, geweld, bedreiging of ander ongewenst gedrag door opdrachtgever of aanwezigen. In geval de shoot hierdoor niet wordt voltooid, kan de opdrachtgever geen aanspraak maken op terugbetaling van het reeds betaalde bedrag.

ARTIKEL 5. LEVERING VAN DIGITALE FOTOBESTANDEN

5.1     U boekt een reportage bij een bepaalde fotograaf omdat de stijl van de foto's u aanspreekt. De fotograaf is vrij om eigen artistieke kennis en inzicht in de reportage toe te passen in de stijl waar in de fotograaf gebruikelijk werkt.

5.2     De fotograaf oordeelt zelf welke foto’s aan de opdrachtgever worden ter beschikking gesteld, Onbewerkte (raw) foto's worden niet geleverd onder geen enkele omstandigheden. Het is in geen enkel geval toegestaan om de onbewerkte foto’s te downloaden of te publiceren voor online of offline gebruik.

5.3     Na doorgaans 7 werkdagen ontvangt u een eerste volledig afgewerkte sneak peek foto gekozen door de fotograaf. Deze foto zal in uw beveiligde galerij terecht komen en zal alsook via wetransfer worden verzonden in zowel hoge resolutie als in webformaat met logo. Controleer zeker of deze mail niet in uw spam box is terecht gekomen.

5.4     De persoonlijke keuzegalerij wordt ongeveer verstuurd binnen 14 dagen na het plaatsvinden van de fotoreportage.

5.5     Het geleverde aantal foto’s varieert naar gelang de duur van de sessie en andere variabelen, en kan dus onmogelijk vooraf precies vastgelegd worden. 

5.6     Uit de persoonlijke keuzegalerij kan de opdrachtgever zijn/haar foto's uitkiezen. Bij het overtreffen van het aantal foto's dat het gekozen pakket bevat wordt er een factuur opgesteld voor de extra gekozen foto's. De meerprijzen hiervan kan u terugvinden op de website. Hou er rekening mee dat de leveringstermijn hierbij wordt verlengd. U kan foto's bijbestellen tot maximum 1 maand nadat de fotoshoot heeft plaatsgevonden.

5.7    De foto’s die getoond worden op de persoonlijke keuzegalerij, zijn nog volledig onbewerkt en bevatten een watermerk. Deze mogen in geen geval openbaar gebruikt worden en mogen enkel gebruikt worden voor het maken van de selectie van de opdrachtgever.

5.8     Lees zeker het artikel Auteursrecht om te weten wat u wel en niet mag doen met de fotobestanden. 

5.9      De wachttijd van het toesturen van de bewerkte foto's kan variëren. Meestal duurt dit een 6 à 8 weken (afhankelijk van de grootte van de opdracht, afhankelijk van de drukte, het aantal geplande fotoshoots, het aantal bestelde foto’s, ziekte van de fotograaf,..). Kwaliteit primeert hierbij boven snelheid. U zal altijd op de hoogte worden gehouden mocht de fotograaf vertraging oplopen. Indien dit het geval is dan zal de fotograaf u ondertussen al enkele afgewerkte foto-bestanden doorsturen die u meteen kan gebruiken.

5.10     De fotograaf hanteert, tenzij anders overeengekomen, slechts geschatte levertijden. U zal ook altijd tijdig worden verwittigd indien op voorhand is geweten door de fotograaf dat de levering met vertraging zal zijn (bijvoorbeeld door een geplande vakantie)

5.11   Digitale fotobestanden worden verzonden via Pixieset (in een persoonlijke galerij met wachtwoord) en via wetransfer ontvangt u ook de LR en HR fotobestanden wanneer deze klaar zijn.

5.12   In geen geval kan overschrijding van de leveringstermijn een vermindering van de prijs met zich meebrengen, noch enige schadevergoeding of beëindiging/ontbinding of verbreking van de overeenkomst veroorzaken.

5.13   Wanneer de klant zijn keuze van foto’s doorgeeft dan is deze keuze finaal. De bevestiging van de finale keuze van de foto’s door de klant impliceert dat de klant tevreden is met het resultaat. De bewerking van de foto’s op zich kan geen aanleiding zijn tot betwisting. 

5.14   Nabestellingen worden pas verwerkt na betaling van de factuur. 

 

ARTIKEL 6. AUTEURSRECHT - RECHT TOT REPRODUCTIE - GEBRUIK VAN DE FOTO'S

6.1    Auteursrechten (en andere rechten die door de Belgische wet aan de fotograaf toegeschreven worden) van alle reportages blijven in het bezit van Karen Verheyden. Fotografie wordt beschouwd als een artistiek werk, en is daarbij onderhevig aan auteursrechten. U koopt een digitale foto of afdruk, niet de rechten op de foto.

6.2     Dit houdt in dat de foto's niet zonder toestemming gebruikt mogen worden. Het logo van de fotograaf moet ten alle tijden zichtbaar zijn.

6.3     Dit betekent ook dat u enkel het recht hebt tot het eigen gebruik van de foto’s.
De foto's blijven steeds intellectuele eigendom van de fotograaf. 

6.4     De aangekochte digitale LR beelden met logo (webformaat voor online gebruik) mogen geplaatst worden op digitale media, enkel voor persoonlijk gebruik, en mits de naamsvermelding van de fotograaf of de website.

6.5    Alle webformaten worden ook steeds voorzien van een watermerk. Dit mag onder geen enkele omstandigheden worden verwijderd of commercieel worden gebruikt of doorgegeven worden aan derden. 

6.6     De digitale foto's ontvangen op HR formaat zonder logo zijn enkel en alleen voor eigen (persoonlijk) gebruik en mogen nooit online verschijnen. Wanneer dit wel gebeurt krijgt de opdrachtgever van de fotoreportage 48 uur om de betreffende foto's te verwijderen anders zal er een schadeclaim worden ingediend door de fotografe. 

6.7     De ontvanger / opdrachtgever dient de verplichting tot naamsvermelding in acht te nemen. Als opdrachtgever dien je verantwoordelijkheid te dragen dat er ondanks het logo op de foto's, ook naamsvermelding komt te staan “©KarenVerheydenPhotography” of “©www.verheydenkaren.be ”.

6.8     De auteursrechten van de foto's blijven ten alle tijden in bezit van Karen Verheyden. De opdrachtgever van de fotoshoot mag de foto's niet gerechtigd gebruiken of verhandelen voor zakelijke of commerciële doeleinden, noch voor publicaties, voor derden of wedstrijden. Indien de foto's toch worden gebruikt voor zakelijke of commerciële doeleinden zonder schriftelijk akkoord (commerciële licentie) van Karen Verheyden wordt er een factuur opgemaakt voor het verschuldigd bedrag van de publicatie rechten. Ieder toegewezen recht op publicatie is persoonsgebonden en niet overdraagbaar.  

6.9     De opdrachtgever mag in geen geval foto’s doorgeven aan derde partijen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de fotograaf. Voor elke mogelijke publicatie moet de fotograaf eerst haar goedkeuring geven. De fotograaf behoudt zich het recht om bijkomende vergoedingen te vragen n.a.v. auteursrechten bij publicaties.

6.10     Indien er uitzonderlijk bezwaar is op het recht van de fotograaf om alle gemaakte foto's te gebruiken voor zakelijke, promotionele en commerciële doeleinden dient dit ruim voor de fotoreportage plaatsvindt duidelijk en schriftelijk worden vermeld. 

6.11   De opdrachtgever bevestigt dat hij geen aanspraak kan maken op het copyright en het auteursrecht van de foto’s, noch in analoge, noch in digitale vorm.

6.12   Het is niet toegestaan om de digitale foto's te bewerken, bij te snijden, om te zetten naar zwart-wit , filters toe te voegen noch het logo te verwijderen. Mocht het logo niet meer zichtbaar zijn bij het plaatsen op bijvoorbeeld instagram dan kan u gratis aan de fotograaf vragen om het logo aan te passen.

6.13   Al onze digitale beelden en foto's mogen niet vermenigvuldigd worden, onrechtmatig commercieel worden gebruikt en/of doorverkocht worden aan derden. Op kopiëren van beelden staan zware straffen. In dit geval zullen gerechtelijke stappen ondernomen worden.

6.14   Al onze digitale beelden en foto's mogen niet worden doorgegeven aan een andere fotograaf voor bijvoorbeeld aanpassingen, het maken van albums, het printen,… om de simpele reden dat de foto’s gemaakt zijn door de fotograaf Karen Verheyden en dus niet tot het werk van een andere fotograaf behoren. U kan uiteraard wel ervoor kiezen om de afgeleverde foto’s te laten printen via een externe drukkerij.

ARTIKEL 7. SCHADEVERGOEDING

7.1 De fotograaf is aangesloten bij https://www.pixsy.com. Pixsy beschermt de rechten van o.a. fotografen door systematisch te monitoren of er geen beeldmateriaal van Karen Verheyden/de fotograaf wordt gebruikt. Pixsy scant geregeld het hele internet af om te kijken of er al dan niet onrechtmatig gebruik wordt gemaakt van het fotomateriaal van de fotograaf ( in binnen- en buitenland). Bij een inbreuk wordt de fotograaf meteen op de hoogte gesteld. Verder ondersteunt Pixsy juridisch de fotograaf bij een inbreuk . 

7.2   Indien de opdrachtgever in verzuim is of op andere wijze tekortgeschoten is in de nakoming van één of meer van zijn verplichtingen, een inbreuk op auteursrecht daaronder inbegrepen, zal de fotograaf steeds proberen om de situatie onderling met de opdrachtgever te bespreken en tot een oplossing te komen.

7.3   Indien het over een grote inbreuk gaat of er na 48 uur geen gevolg aan wordt gegeven komt de fotograaf een schadevergoeding toe. De opdrachtgever zal de fotograaf een schadevergoeding verschuldigd zijn volgens de ‘Tarievenlijst BeeldAnoniem’. Zonder enig recht te verliezen op vergoeding van overig geleden schade (waaronder het recht op vergoeding van alle direct en indirecte schade en alle daadwerkelijke gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten). Een schadevergoeding geeft geen recht op verder gebruik van het werk.

ARTIKEL 8. PORTRETRECHT

8.1     Karen Verheyden behoudt het recht om alle foto's gemaakt tijdens de fotoreportage te bewerken en te gebruiken voor eigen promotionele, zakelijke & commerciële doeleinden en  publicaties. De fotograaf kan het beeldmateriaal eveneens gebruiken voor promotionele doeleinden, waaronder portfolio’s, advertenties, sociale media, tijdschriftartikelen, drukwerk, beursmateriaal, e.d.m. Deze opsomming is niet limitatief.

8.2     De fotograaf is bij publicaties niet verplicht dit te melden aan de opdrachtgever aangezien u hiermee bij de reservering reeds akkoord gaat. De fotograaf zal wel steeds proberen de opdrachtgever hiervan op de hoogte te brengen.

8.3 De fotograaf mag de gemaakte foto’s tijdens de fotoreportage ten alle tijde gebruiken voor zijn/haar portfolio en andere doeleinden (publicaties). Wanneer dit niet gewenst is kunt u de auteursrechten van de foto’s af kopen.

8.4 Portretrechten gelden niet voor paarden en honden. Deze foto’s mogen ten alle tijden door de fotograaf gebruikt worden, ook voor commerciële doeleinden. 

 

ARTIKEL 9. BEWARING VAN DE BESTANDEN

9.1    De foto’s die door de fotograaf werden gemaakt, worden 30 dagen na factuurdatum digitaal bewaard. Het is daarom aangeraden om zelf een kopie op te slaan op bijvoorbeeld een usb of externe harde schijf.

9.2     De fotograaf zal onder geen enkel beding gehouden zijn tot het betalen van enige schadeloosstelling aan de opdrachtgever in geval van gegevensverlies door de opdrachtgever zelf.

 

ARTIKEL 10. ANNULATIE 

10.1     Een annulering van een fotoshoot of een annulering van een bestelling van foto's kan door de klant alleen worden gemeld per e-mail. Op de dag zelf dient u ook telefonisch contact op te nemen aangezien de kans groot is dat de fotograaf al onderweg zal zijn naar de fotoshoot locatie.

10.2     Afmeldingen die alleen per telefoon/whatsapp/facebook worden doorgegeven kunnen we niet accepteren, om misverstanden voor beide partijen te voorkomen. 

10.3     LET OP: Wij bevestigen ALTIJD je annulering. Ontvang je geen bevestiging kijk dan zeker na of je wel naar het juiste mailadres gemaild hebt:  infoverheydenkaren@gmail.com  OF controleer zeker je spam-box.

10.4     In geval van zeer slechte weersvoorspelling (veel wind, regen, hagel, dichte mist, onweer, extreme hitte, extreme koude,…)  mag de fotoshoot kosteloos worden verplaatst door de fotograaf. Dit wordt uiterlijk op de ochtend van de geplande fotoshoot besloten. Een nieuwe afspraak wordt dan in overleg gepland met de opdrachtgever. De eindbeslissing ligt altijd bij de fotograaf of de fotoshoot wel of niet kan doorgaan door de weersomstandigheden.

10.5     Wanneer u te laat toekomt, zal de verloren tijd in mindering worden gebracht van de totale duur van de fotoshoot (de prijs blijft ongewijzigd). Uitgezonderd onvoorziene omstandigheden. Het is altijd fijn om even te verwittigen wanneer u later zou aankomen. Dit doet u op de dag zelf best via sms/telefoon.

10.6 Annuleringsvoorwaarden:

Aangezien al de nodige voorbereidingen genomen zijn voor uw fotoshoot en deze datum speciaal voor u werd gereserveerd, wordt in geval van annulatie door de opdrachtgever na het tot stand komen van de overeenkomst de fotograaf als volgt vergoed:

- In geval van annulatie tot en met uiterlijk 14 dagen voor de fotoshoot zal er in geval van annulering door de opdrachtgever, om welke reden dan ook, de aanbetaling van 50 euro beschouwd worden als annulatiekost, tenzij Karen Verheyden de datum zelf verplaatst of annuleert. De aanbetaling van 50 euro (is gelijk aan het reeds betaalde voorschot) kan in dit geval wel eenmalig overgezet worden naar een nieuwe datum. Dit is enkel geldig wanneer de opdrachtgever binnen de 14 dagen een nieuwe datum vastlegt ( de fotoshoot datum mag uiteraard later dan 14 dagen doorgaan). Na 14 dagen geteld vanaf je annulatie vervalt deze optie en zal u een nieuw voorschot moeten betalen indien u een nieuwe fotoshoot wil boeken. Het voorschot komt van rechtswege toe aan de fotograaf en zal dus niet worden terugbetaald.
(Indien van toepassing: het eventueel reeds meer betaalde bedrag wordt in dit geval teruggestort.)

- Vanaf 13 dagen voor de fotoshoot tot 3 dagen voor de fotoshoot (72 uur) zal er in geval van annulering door de opdrachtgever, om welke reden dan ook, de aanbetaling van 50 euro beschouwd worden als annulatiekost, tenzij Karen Verheyden de datum zelf verplaatst of annuleert. Het voorschot kan in dit geval niet meer hergebruikt worden. Het voorschot komt van rechtswege toe aan de fotograaf en zal dus niet worden terugbetaald. (Indien van toepassing: het eventueel reeds meer betaalde bedrag wordt in dit geval teruggestort.)

- Bij annulatie binnen 3 dagen voor aanvang van de shoot (binnen 72 uur):  Wordt 50 procent van het totaalbedrag aangerekend (uitgezonderd de km-vergoeding). Het overige bedrag komt de fotograaf rechtmatig toe vanwege de annulatie. In dit geval wordt het bedrag behouden als annulatiekost/verlies van inkomsten/voorbereidend werk/administratieve aanpassingen,…* (Indien van toepassing: Het eventueel reeds meer betaalde bedrag wordt in dit geval deels teruggestort.)

- Bij een NO SHOW (niet komen opdagen of een uur (of meer) op zich laten wachten zonder geldige verwittiging OF bij annuleren wanneer de fotograaf al onderweg is naar je fotoshoot):  Wordt 50 procent van het totaalbedrag aangerekend + de km-vergoeding heen en terug. In dit geval wordt het bedrag behouden als annulatiekost/verlies van inkomsten/voorbereidend werk/aanpassingen in de administratieve/verloren werkuren/ reeds gereden kilometers,…* (Het reeds meer betaalde bedrag wordt in dit geval deels teruggestort.)

*De aanbetaling van 50 euro wordt nooit geretourneerd. Doordat de datum is vastgelegd kan het zijn dat de fotograaf andere opdrachten misloopt door de annulatie. Het voorschot komt van rechtswege toe aan de fotograaf en zal dus niet worden terugbetaald.

*Deze verhoging is gerechtvaardigd wegens de last en moeilijkheden, het tijdsverlies, de reeds gemaakte uren ter voorbereiding, de gereden kilometers, het niet meer kunnen inplannen van een andere klant (inkomstenverlies), de kosten van briefwisseling, de moeilijkheden in boekhouding en het gebrek betreffende het beschikken over het niet-betaalde bedrag. Het voorschot komt van rechtswege toe aan de fotograaf.

10.7   Indien en zolang de opdrachtgever in gebreke is met nakoming van zijn betalingsverplichtingen, is de fotograaf niet verplicht de opdrachten uit te voeren of (foto’s, producten,…) af te leveren en is de fotograaf gerechtigd haar verplichtingen op te schorten zonder teruggave van de aanbetaling. De gevolgen daarvan komen geheel voor rekening en risico van de opdrachtgever.

ARTIKEL 11. AANSPRAKELIJKHEID

11.1     De fotograaf is niet aansprakelijk voor kleurafwijkingen op niet-gekalibreerde beeldschermen.

11.2     De fotograaf kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor het eindresultaat van prints, vergrotingen ed. indien deze prints op eigen initiatief door de opdrachtgever worden besteld/ afgedrukt bij derde partijen. Karen Verheyden geeft dus geen kleur- en kwaliteitsgarantie wanneer de opdrachtgever zelf prints of vergrotingen laat maken.

11.3     De uitvoering van de fotoshoot/opdracht/dienst geschiedt geheel voor eigen risico en verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Karen Verheyden is slechts aansprakelijk voor bewijsbare, directe schade die is ontstaan door bewuste roekeloosheid of opzet van Karen Verheyden

11.4     De opdrachtgever dient de schade waarvoor Karen Verheyden aansprakelijk kan worden gehouden, zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen 7 dagen na het ontstaan van de schade, schriftelijk aan Karen Verheyden te melden.

11.5     De fotograaf is niet verantwoordelijk voor enig uitstel of annulatie van een fotoshoot/opname die te wijten is aan een te late aanvraag door de opdrachtgever of aan de stiptheid of foutief gedrag van de opdrachtgever.

11.6     Indien de opdrachtgever zelf een externe fotoshoot locatie doorgeeft is het volledig de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever om na te gaan of hier zonder vergunning gefotografeerd mag worden en of het toegestaan is om er met een paard te komen. Elke onverwachte bijhorende kost zoals een vergunning of boete zal volledig ten koste vallen van de opdrachtgever. Ter voorbeeld: voor commerciële fotografie in de Kalmthoutse heide is het wettelijk verplicht om een waarborg neer te leggen van 500 euro en een huur per dag te betalen van 400 euro voor een fotoshoot.

11.7     Indien de fotograaf zelf een externe fotoshoot locatie doorgeeft is het de verantwoordelijkheid van de fotograaf om na te gaan of hier zonder vergunning gefotografeerd mag worden en of het toegestaan is om er met een paard te komen. Elke bijhorende kost zoals een vergunning of boete zal volledig ten koste vallen van de fotograaf.

ARTIKEL 12. AANSPRAKELIJKHEID T.O.V. DERDEN 

12.1     De zaakvoerder/fotograaf heeft voor haar activiteiten een Burgerrechtelijke aansprakelijkheidsverzekering en rechtsbijstand. Eventuele schade aan derden zal volgens de procedure van de betreffende polis lopen. Een attest van verzekerde waarborgen en kapitalen is op eenvoudige vraag te bekomen.

ARTIKEL 13. OVERMACHT FOTOSHOOTS EN. BESTELLINGEN

13.1     In geval van overmacht kan het aanleveren van de foto’s mogelijks langer duren (vb. bij een stroompanne, storing bij Photoshop/Lightroom/Pixieset/Wetransfer, crashen van de computer, materiaal, internet storing,…) We doen uiteraard al het mogelijke om dit zo snel mogelijk op te lossen. U zal ten allen tijde op de hoogte worden gehouden.

13.2     De fotograaf kan niet aangesproken worden in situaties waar overmacht ervoor zorgt dat de dienst niet verwerkt of voldaan kan worden. 

13.3     Wanneer de uitvoering van de opdracht ingevolge overmacht niet te realiseren is, is de fotograaf gerechtigd om de opdracht te beëindigen. In dit geval is de opdrachtgever gehouden de fotograaf te vergoeden voor het reeds verrichtte werk. De fotograaf is onder geen enkel beding gehouden tot het betalen van enige schadeloosstelling aan de opdrachtgever. 

13.4     In geval van overmacht dient de fotograaf de opdrachtgever daarvan met spoed mededeling te doen. Na ontvangst van deze mededeling heeft de opdrachtgever 2 weken de tijd om de overeenkomst te ontbinden. Indien de opdrachtgever besluit tot ontbinding, is de opdrachtgever verplicht de fotograaf te vergoeden voor het reeds verrichtte werk. 

13.5     Uitgezonderd: Indien de fotoshoot geen doorgang kan vinden vanwege slechte weersvoorspellingen (veel wind, regen, hagel, dichte mist, onweer, extreme hitte, extreme koude,…)  mag de fotoshoot kosteloos worden verplaatst door de fotograaf. Dit wordt uiterlijk op de ochtend van de geplande fotoshoot besloten. Een nieuwe afspraak wordt dan in overleg gepland met de opdrachtgever. De eindbeslissing ligt altijd bij de fotograaf of de fotoshoot wel of niet kan doorgaan door de weersomstandigheden. Slecht weer is geen reden voor terugbetalingen van het factuurbedrag of het kosteloos ontbinden van de overeenkomst. 

13.6     In geval de overeenkomst door de fotograaf niet kan worden uitgevoerd wegens ziekte, ongeval, operatie,… zullen de fotograaf en de opdrachtgever in onderling overleg zoeken naar een gepaste oplossing. Wanneer het een verplaatsbare opdracht betreft, zal er, na akkoord van en in samenspraak met de opdrachtgever, zo snel mogelijk een alternatieve datum bepaald worden. Wanneer het een niet-verplaatsbare opdracht betreft, tracht de fotograaf in de mate van het mogelijke en met akkoord van de opdrachtgever in vervanging te voorzien. In dit geval wordt de opdrachtgever geacht rechtstreeks contact op te nemen met de vervanger en kan de fotograaf aldus niet meer aansprakelijk worden gesteld voor enige (buiten)contractuele tekortkoming door de vervanger. 

Ingeval geen vervanging kan worden gevonden, kunnen beide partijen de overeenkomst kosteloos opzeggen. De fotograaf verbindt er zich in dit geval toe het reeds ontvangen voorschot terug te betalen, doch zal de fotograaf geen enkele schadevergoeding verschuldigd zijn aan de opdrachtgever. 

13.7     Indien de fotoshoot geen doorgang kan vinden wegens overmacht in hoofde van de fotograaf (technische redenen, overmacht, stroompanne, dringende reparaties aan het fotomateriaal,...opsomming is niet limitatief) zal er in overleg hetzij een nieuwe datum worden vastgelegd, hetzij zal de opdrachtgever gerechtigd zijn de overeenkomst kosteloos te ontbinden. In het laatste geval is de opdrachtgever gehouden de fotograaf te vergoeden voor het reeds verrichtte werk. De fotograaf is onder geen enkel beding gehouden tot het betalen van enige schadeloosstelling aan de opdrachtgever. 

13.8     Indien er door overmacht gegevensverlies (verlies van nog niet afgeleverde fotobestanden)  is opgelopen bij de fotograaf, zal er steeds een tegemoetkoming worden gedaan door de fotograaf. In geval van het verlies van nog niet afgeleverde fotobestanden zal de fotograaf de fotoshoot opnieuw uitvoeren en hierbij enkel km-vergoeding aanrekenen. 

13.9     De fotograaf is niet aansprakelijk voor het verloren gaan van bestanden die de fotograaf reeds aan de opdrachtgever afgeleverd heeft. U kan wel steeds contact opnemen zodat de fotograaf kan bekijken of de fotobestanden nog in back-up staan. Gezien de fotograaf niet alle fotobestanden kan blijven bewaren, is er geen zekerheid dat deze nog in het bezit zijn van de fotograaf. 

13.10     Onder overmacht wordt onder meer verstaan: verlies van de originele digitale bestanden door een crash, oorlog, mobilisatie, atmosferische storingen, overstromingen, stormschade, stremming in trein-, water-, lucht-, of wegverkeer, gebrek aan brandstoffen, stagnatie in, beperking of stopzetting van de levering door openbare nutsbedrijven, brand, machinebreuk en andere producties, creaties, werkzaamheden, storingen, stakingen, uitsluitingen, overheidsmaatregelen, niet- leveringen van materialen door derden en andere ten tijde van de totstandkoming van de opdracht en/of overeenkomst onvoorzienbare omstandigheden, die de uitvoering van de opdracht en/of overeenkomst onmogelijk maken of die van een zodanige invloed zijn dat de opdrachtgever in redelijkheid en billijkheid de nakoming van de opdracht en/of overeenkomst niet kan eisen. Deze opsomming is niet limitatief. 

 13.11     Fotograaf is niet verantwoordelijk voor mankementen aan de content door oorzaken buiten haar controle evenals voor bestaande achtergronden, locaties, onverwacht gedrag van vb. dieren, storende elementen of lichtsituaties die een negatieve impact kunnen hebben op de beelden.

13.12     Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verkrijgen van toestemming van alle aanwezigen om gefotografeerd te worden tijdens een fotoshoot op een openbare locatie.

13.13     Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het maken van een back-up van de digitaal aangeleverde bestanden.

ARTIKEL 14. TARIEVEN 

14.1     De tarieven voor onze fotoshoots zijn gebaseerd op de meest recente tarievenlijst en/of worden vermeld in de offerte, brochure, factuur of website voor de betreffende dienstverlening. 

ARTIKEL 15. ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING 

15.1     Tijdens het reserveren van een fotoshoot zal er gevraagd worden om een aantal persoonsgegevens in te vullen. De verwerking van deze gegevens zijn noodzakelijk om Karen Verheyden/fotograaf in staat te stellen de factuur legaal op te maken, de opdrachtgever te kunnen contacteren bij wijzigingen, annuleringen enz. Deze gegevens worden bewaard en worden niet aan derden toegekend zonder toestemming.

15.2     Voor meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens verwijzen we naar onze bepalingen in onze privacyverklaring/privacy policy. Deze kan u te allen tijde opvragen en kan u ook steeds terugvinden op de website.

ARTIKEL 16. FOTO- EN VIDEOMATERIAAL

16.1     Op ten laatste de dag van de fotoshoot, zal u ook gevraagd worden om in 2-voud een informed consent document in te vullen waarbij u nogmaals verklaart akkoord te gaan met de voorwaarden onder artikel ‘Auteursrechten en portretrechten’.  
Ook al gaat u hiermee al automatisch (stilzwijgend) akkoord bij de reservatie. 

16.2     We laten u dit document bewust alsnog invullen om zo zeker te kunnen voldoen aan de AVG- regelgeving en om verwarring voor beide partijen te voorkomen. Personen op de foto’s (of opdrachtgevers) geven hierbij hun toestemming aan de fotograaf om de foto’s voor verschillende doeleinden, waaronder commerciële doeleinden te gebruiken.  Deze personen kunnen hiervoor geen vergoeding vragen. 
Indien u dit omwille van gegronde reden niet wenst, gelieve de fotograaf hiervan ruim op voorhand (bij de boeking) van de fotoshoot schriftelijk op de hoogte te brengen.

16.3     U heeft wel altijd het recht om schriftelijk én zeker voor publicatie van de foto’s aan te geven indien u een bepaalde foto uit de galerij niet online wenst. U krijgt alle foto’s steeds als eerste te zien in een beveiligd platform. Vermeld dit zeker schriftelijk én ten laatste op het moment dat u uw keuze doorgeeft uit de galerij.

16.4     Er zal u ook worden bevraagd of u ermee akkoord gaat om tijdens de fotoshoot eventuele behind the scene foto’s en videomateriaal te laten maken die gebruikt mogen worden voor commerciële, promotionele en zakelijke doeleinden door de fotograaf. Uw keuze wordt hier ook zwart op wit vastgelegd voor beide partijen.
( U zal zien dat er steeds meerdere keuzemogelijkheden zijn)

ARTIKEL 17. AUTEURSRECHTEN EN TOESTEMMINGSVEREISTEN TEKSTEN & WEBSITE/SOCIAL MEDIA

17.1     Zowel het auteursrecht van bijvoorbeeld geschreven teksten op de website van Karen Verheyden, Facebookpagina’s, Instagrampagina, folder,….  als het recht van afbeelding kennen beide een toestemmingsvereiste. Deze behoren namelijk enkel Karen Verheyden toe. 

17.2     U kan dus niet zomaar digitale content van Karen Verheyden gebruiken/ kopiëren en/of dupliceren voor al dan niet commercieel gebruik. U dient hiervoor uitdrukkelijk toestemming te krijgen van de zaakvoerder/fotograaf (Verheyden Karen). 

17.3     Indien er toch foto’s en/of tekst onrechtmatig wordt gebruikt, kan u hiervoor een vordering tot schadevergoeding ontvangen. Deze procedure van schadevergoeding is hetzelfde als onder artikel 7. 

ARTIKEL 18. WIJZIGINGEN IN ALGEMENE VOORWAARDEN, PRIJZEN,...

18.1     De algemene voorwaarden kunnen steeds aangepast worden door Karen Verheyden, u ontvangt steeds de juiste versie.

18.2     Prijzen kunnen op elk moment worden aangepast. De prijs die de klant kreeg op de dag van de boeking, blijft ongewijzigd – ongeacht eventuele prijsstijgingen. 

ARTIKEL 19. KLACHTEN

19.1     Klachten inzake het geleverde werk dienen zo snel mogelijk schriftelijk aan de fotograaf te worden vermeld, doch in ieder geval binnen 5 werkdagen na levering van de bewerkte foto’s of de fotoshoot en alleszins voor het gebruik (online en offline) van de fotobestanden. Ieder laattijdig protest is onontvankelijk. 

19.2     De fotograaf heeft het recht binnen redelijke termijn alsnog goed werk voor afgekeurd werk te leveren. Indien deze klachten een gegronde reden hebben en tijdig werden vermeld, kan er een nieuwe fotoreportage worden gepland om deze klachten te herstellen. Voor deze reportage zal u, mits overeengekomen met de fotograaf, enkel de reiskosten moeten betalen die de fotograaf zal oplopen. 

19.3     In geen geval kan een dienst uitlopen tot terugbetaling. 

19.4     Indien een bepaling van onderhavige algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig wordt verklaard, zal deze nietigheid de geldigheid van de overige bepalingen niet aantasten.

19.5     Alle gevallen waarin deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, worden beheerst door het Belgisch recht. 

19.6     Voor ieder geschil met betrekking tot de tekst en uitleg van deze algemene voorwaarden en een rechtsbetrekking tussen de Fotograaf en de opdrachtgever, zijn uitsluitend de rechtbanken te Antwerpen bevoegd.

 

 

 

Zaakvoerder/fotograaf 

 Karen Verheyden